特養業績アップコンサルティング

介護・シニア

特養業界の動向（現状と課題）

高齢者人口は2042年まで増加し続けると予測されています。しかし一方で、特養の待機者数は減少傾向にあります。原則「要介護3以上」という入所要件の厳格化に加え、月額8万円程度から入居できる低価格型有料老人ホームなどが台頭しているためです。

さらに、物価や水光熱費、人件費の大きな高騰が施設運営を直撃しており、特養の収支差率はマイナスに転じ、赤字施設の割合が上昇しています。

これまでのように「待っていれば入居者が来る」という時代は終焉を迎えました。現在の特養経営においては、能動的な戦略と戦術が不可欠となっています。

ユニット型特養向け稼働率向上コンサルティングとは

特別養護老人ホーム（ユニット型特養）の入所率向上に特化し、安定した施設経営を実現するための実践的なコンサルティングサービスです。

外部へ向けた戦略的な「営業・集客活動」と、内部の「受け入れ体制・業務標準化」の両輪を同時に構築します。属人的な業務を仕組み化し、施設全体で入居者を迎え入れる強い組織づくりをご支援いたします。

特養の稼働率を上げる成功ポイント

低価格な有料老人ホームの台頭や「要介護3以上」という要件の厳格化、慢性的な人手不足などを背景に、特養であっても「待っていれば利用者が来る」という考え方は、見直しが求められるようになってきました。

稼働率を回復・維持し、安定経営を実現するためには、外部に向けた「営業・集客（入居促進）」と、内部の「入居受け入れ体制づくり」という両輪を同時に回すことが不可欠です。具体的には、以下の4つのポイントを押さえることが成功のポイントとなります。

1. 「選ばれる理由」を明確にする能動的な営業

競合施設がひしめく中では、自施設の「比較優位性（強み）」を正しく伝えることがポイントです。特養の料金が他施設より相対的に高い場合でも、「その料金に見合った価値」をケアマネジャーや病院のソーシャルワーカー、ご家族に納得していただく必要があります。そのためには、自社の魅力を的確にまとめたアプローチブックの作成や、ポータルサイトの効果的な活用など、待つのではなく能動的な集客活動を行うことが重要です。

2. 「相談員依存」からの脱却とオール事務所体制

営業活動で問い合わせが増えても、特定の相談員に業務が集中していては対応漏れや入所調整の遅れが生じます。そこで、クラウドツール（スプレッドシート等）を導入し、ベッドの空き状況や問い合わせの進捗をリアルタイムで可視化します。これにより、相談員が不在の時でも事務員など他のスタッフが一次対応できる「オール事務所体制」が構築でき、獲得した案件を確実に入所へとつなげることができます。

3. 現場を巻き込んだ組織づくりと業務標準化

入所を受け入れる現場の体制や雰囲気も稼働率を左右します。「人手が足りないから新しい入居者を受け入れたくない」といった現場の抵抗感をなくすためには、幹部カンファレンスを通じてリーダー層を巻き込み、組織全体の意識を変えることが求められます。また、入居率を全職員の評価項目に組み込んで目標を共有し、並行して業務標準化による生産性向上を図ることで、無理なくスムーズに入居者を迎え入れられる強いチームが完成します。

4. 空き期間を最小化するショートステイ活用と待機者管理

退所から次の入所までの「空室期間」をいかに短くするかも、稼働率に直結する重要な要素です。入所待ちの方の実態を定期的に確認（待機者精査）して入れ替え速度を上げるとともに、どうしても生じてしまう数日～数週間の空室は、ショートステイとして徹底的に案内し、ベッドの隙間を無駄なく埋める仕組みづくりが必要です。

特養の稼働率向上に向けた具体的な流れ

本コンサルティングでは、以下のステップで稼働率を改善します。

ステップ	支援内容と具体的な進め方
STEP 1	現状把握と競合分析まずは周辺施設の状況を調査し、自施設の比較長所（アピールポイント）を分析します。
STEP 2	営業ツールの作成と集客活動比較長所をわかりやすくまとめた「アプローチブック」などを選定・作成します。その上で病院の医療ソーシャルワーカー（MSW）や居宅介護支援事業所のケアマネジャーに対し、定期的な空き情報の提供や見学会を実施します。
STEP 3	入居受け入れ体制の構築（脱・相談員依存）クラウドの表計算ツール（スプレッドシート等）を導入し、ベッドの空き状況や問い合わせの進捗を事務所スタッフや幹部全員でリアルタイムに共有します。これにより相談員不在時でも素早い対応が可能になります。
STEP 4	組織風土の維持と業務標準化稼働率の目標を全職員で共有し評価項目に組み込みます。また幹部カンファレンスを通じてリーダー層を巻き込み現場の業務フローを見直すことで、受け入れに対する職員の抵抗感をなくし生産性を高めます。

特養の稼働率を向上させるポイント

属人化からの脱却と「オール事務所体制」

入所相談やベッドコントロールを特定の相談員だけに任せると対応の遅れや漏れが生じやすくなります。クラウドツールを活用し、事務員やケアマネを含めた「オール事務所体制」で対応することで獲得した案件を確実に入所へとつなげることができます。

ショートステイの徹底活用

退所から次の入所までの「空き期間（隙間）」をいかに埋めるかが全体の稼働率を左右します。日々の状況を正確に把握し、空いたベッドを速やかにショートステイとして案内する仕組みづくりが重要です。

弊社のご支援内容

月に1～2回程度の定期的なご訪問やオンラインを通じ、経営の参謀役、そして現場スタッフとの橋渡し役として業務改善をリードします。

主な支援メニュー
・経営会議への参画と進捗管理・アプローチブックや営業チラシ等のツール提供・作成支援・クラウドツールを活用した管理表（ベッド管理、問い合わせ管理）の運用支援・病院・居宅向け営業手法のレクチャーとロープレ実施・人事評価制度や業務標準化のフォーマット提供

特養の稼働率向上の成功事例：社会福祉法人豊中福祉会（ローズガーデン）様

コンサルティングを導入し、組織の再構築と戦略的な営業手法によって安定経営を実現した具体的な事例です。

背景	2016年の施設オープン当初は順調だったものの、次第に入居申し込みが鈍化しました。施設内の価値観が定まらず離職が止まらない状況に陥り、損益も不安定な状態が続いていました。
取り組み	2018年より弊社のコンサルティングを導入いただきました。新人育成のための「メンター制度」や「行動指針」を策定し組織の土台を再構築。さらにベッドコントロールのクラウド化によるチーム共有や、居宅ケアマネジャー向けの見学会、アプローチブックの作成など積極的な営業活動を展開しました。
差別化のポイント	外部への営業活動にとどまらず、職種横断の入所判定チームを編成した点が大きなポイントです。相談員に依存しない体制をつくり、空床が出た際は即日で臨時会議を開き、迅速に入所誘導を行う仕組みを構築しました。
この事例が示すこと	外部環境が厳しくとも、経営層の強いコミットメントのもと「効果的な集客施策」と「現場を巻き込んだ魅力的な体制づくり」を徹底すれば、高水準の入所率を維持できるということを示しています。
弊社のご支援	本事例では、現状の課題分析から始まり、現場リーダーの育成、評価制度の導入支援、そして具体的な営業ツールの作成まで一貫して伴走いたしました。

特養の稼働率向上によって期待できる成果

本コンサルティングの導入により、以下のような成果が期待できます。

成果項目	期待できる具体的効果
安定した高稼働の実現	的な営業活動と漏れのない対応体制により、入所率が向上し収支の安定化に直結します。
相談員の業務負担軽減と属人化の解消	クラウドを用いた情報共有により、事務所全体で業務をカバーできるようになり、特定スタッフへの依存や疲弊を防ぎます。
現場の生産性とモチベーションの向上	業務の標準化によって無駄が省かれ、稼働目標の達成をチーム全体で喜べる前向きな組織風土が醸成されます。