当院は福岡県小郡市で2009年に開業した歯科クリニックで、今年で開業から17年目を迎えております。

ありがたいことに多くの患者様にご来院いただき事業としても営業利益はしっかりと出ている状況なのですが、経営面において以前の税理士さんからの毎月の報告で「利益が出ているので順調です」と言われる一方で、実際の銀行口座の残高を見ると、どういうわけかじわじわとお金が減っており、キャッシュフローの実態が全く把握できずに不安を感じていました。

「なぜお金が減っているのか」といった踏み込んだ相談ができず経営に対する漠然とした不安を常に抱えていたことに加え、私自身が抱え込んでいたバックオフィス業務の負担も非常に大きく、当時は給与の支払いが10日で、その他の経費の支払いが月末と分かれていたため月に何度も資金移動や振込作業に追われる日々 を過ごしていました。

過去には口座の資金移動の計算を間違え、一部のスタッフに給与が振り込まれなかったという手痛い失敗を経験したこともあります。

そんな折にタイミングよく船井総研さんからセミナーの案内をいただき、セミナー参加後に現状の不安を解消できるか相談しまして、その結果、税理士の変更を決意いたしました。

＜Before＞

■キャッシュフローの不透明さとアナログ作業による負担

以前の税理士さんのサポートでは利益が出ていると言われながらも、口座のお金が減る理由がわからず経営に漠然とした不安を抱え続ける状態でした。

給与と経費の支払い日が分散していたために月に何度も資金移動の計算や振込作業に追われていました。

何の支払いがいつ発生するのかの管理が複雑で、計算間違いなども発生していました。

また、勤怠管理についても紙のタイムカードを使用していたので、月末に全員分の写真を撮って社労士さんにLINEで送るという非常にアナログで手間のかかる作業を私自身が行っていました。

さらにスタッフの昇給などを決定する際にも、明確な人事評価基準がなく私の主観で評価しなければならないことが、非常に強いストレスとなっておりました。

＜After＞

■支払い日の統一で資金繰りの不安が解消

新しい税理士さんからのアドバイスを受けて給与日を25日に変更し、支払いを月末付近に集中させたことで、これまで月に何度もあった振込作業が1回にまとまってかなり楽になりました。

同時期にお金が出ていくことで「今月はいくら支払ったのか」が視覚的にもわかりやすくなりました。

また「原価率を1％下げると50万円の現金が手元に残る」といった具体的な指標を提示していただいたことで、これまでのどんぶり勘定ではなく手元に残るお金を意識した経営へと意識が変化しました。

■勤怠のクラウド化と人事評価制度の導入でクリニックが良い方向へ

紙のタイムカードをやめてクラウドの勤怠管理ツールを導入したことで、写真を撮って送る手間がなくなっただけでなく、どこにいてもスタッフの出勤状況を確認できるようになり、作業が効率化されました。

またスタッフの昇給に関して、主観で評価することへの抵抗感を新しい税理士さんに相談したところ、明確な「人事評価制度」の導入をご提案いただきました。

そこに「業務改善アイデアを出し、実践できていたか」という評価項目を組み込みましたが、その結果かどうかは明確にわかりかねるものの、スタッフから「はがきのお知らせをメールに変更して経費と手間を削減しましょう」といった、クリニックを良くするための自発的なアイデアが次々と生まれるようになり、組織全体が良い方向を向いています。

■ 税務と労務の連携と積極的な助成金提案

新しくお願いした税理士事務所はグループ内に社労士事務所も併設されているため、税務と労務の連携が非常にスムーズで、同じ説明を2度するようなことはなく、所内で共有して対応していただけます。

さらに「先生、このような助成金があるのですがどうされますか？」と向こうから積極的に提案のお電話をいただけるようになり、こちらから調べなくても情報をタイムリーに提供してくれるので、本当に心強いです。

私の場合、以前の税理士さんからの報告だけでは現状を正確に把握しきれず「何かが足りない」と感じていたことが税理士変更のきっかけで、タイミングよくご案内いただいた船井総研さんのセミナーに参加して、変更するメリットを感じました。

ただ、「どの税理士さんにお願いすればいいのか」というのを自力で解決することは難しいと思います。

実は以前お願いしていた税理士事務所は、福岡県内でも歯科のクライアントが多い大手の事務所だったため、これ以上歯科に強くて良い事務所を自分で見つけるのは難しいと思っていました。

その後、参加したセミナーの後に個別で相談しまして、希望条件や現状をしっかりと理解していただいた上で税理士事務所をご紹介いただき、何度か面談を重ねて「ここなら一緒に上手くやっていけそうだ」と思って契約させていただきました。

もし今の税理士さんのサポートにどこか物足りなさや限界を感じていらっしゃって、「現状を変えたい」と思っているのであれば、前向きに変更を検討することをおすすめします。

「どこに変えたらいいかわからない」というお悩みであれば積極的に税理士セレクションに相談されてみてはいかがでしょうか。