◆開催日時：2020年12月18日（金）
◆講師：船井総合研究所 安田 聖、中村 翼
◆演題：「採用担当者の雑務を大幅に削減させるためには」
業務効率化を実現し、自社の採用活動をレベルアップさせるためには
それでは早速ですが、私からお話をさせていただければと思います。
本日のセミナーは「業務の効率化」をテーマにしております。
本セミナーでは効率化の手法もお伝えいたしますが、まずはセミナーのタイトルにもありますように「採用担当者自身の業務の効率化」についてご説明させていただきます。
採用のトレンド感と成功パターン－採用における３つのトレンドキーワード
早速始めていきますが、採用におけるキーワードが三つございます。
一つ目は通年採用、二つ目はオンライン採用、三つ目はクローズ採用になります。
この三つのキーワードは2年ほど前から注目を集めていましたが、コロナ禍になってからますます注目を集めています。
ご存じの方もいらっしゃると思いますが、ご存じない方もおられるかと思いますので三つのキーワードそれぞれについて解説させていただきます。
まず、一つ目の通年採用については特に新卒を採用する際に注目されているキーワードになりますが、要するにどういうことかと言いますと新卒や中途採用に関わらず1年を通して採用活動を行っているということです。
今までの新卒採用のトレンドといたしましては一括採用と呼ばれる合同説明会を活用した採用方法が一般的でしたけれども、今は通年採用型の手法にシフトしていますし、経団連の告示から考えてもそういった流れができつつあると考えています。
二つ目はオンライン採用になります。
この手法も今はあたりまえになってきていると思います。今は就活生の8割以上がWebを活用した就職活動をしていますので、Webを活用した採用活動もあたりまえになってきています。
そして、オンライン採用だからこそリアル感が重要になっています。
三つ目はクローズ採用になります。クローズ採用は通年採用やオンライン採用よりも1対1でのコミュニケーション能力が求められますので皆様におかれましてはこの三つの採用方法の中でどの採用方法が自社に合っているのかを探すことが求められていると思っております。
採用のトレンド感と成功パターン－時代変化による優位性の変化
このようなトレンドになった結果、企業の優位性がどのように変わってくるかと言いますと、今まで用いていた手法は一括採用でスケール感を大事にしていたので、就活生がたくさん集まっている企業が人気企業に見えていましたが、これから大事になってくるのは機動力だと思っております。
求職者に対して密にコミュニケーションが取れているかどうかが重要になってきます。
この部分が今までの採用活動と比べると明らかに異なっていますので、採用担当者の方は求職者と今までよりさらに密なコミュニケーションを取っていく必要があります。
採用のトレンド感と成功パターン－これからの人事担当者に求められること
そのような意味でこれからの人事担当者に求められることは何かと言いますとスライド資料に一覧で書かせていただいていますが、いろいろな業務があります。
日常的な業務もあれば戦略的な業務もありますが、応募者の管理や集計などの日常的な業務をいかに効率化または自動化して応募者面接や面接前ミーティングなどの戦略的な業務にいかに時間を割り振るかが人事担当者に求められることだと思っておりますので、今日の講座はそういったことに重点を置いていただきセミナーを受講されている中で一つでもいいので取り組むことを見つけていただいて取り組んでいただければと思っております。
あなたの会社でもできる「業務効率化」
第2講座を担当させていただきます。
株式会社船井総合研究所の中村です。皆様よろしくお願いいたします。
第2講座は「あなたの会社でもできる業務効率化」をテーマにしております。
なお、この「あなたの会社でもできる業務効率化」を行う際にはPC、Googleのアカウント、携帯電話またはスマートフォンの三つが必要になりますので、あらかじめご承知おきください。
あなたの会社でもできる「業務効率化」－この講座で学んでいただきたいこと
第2講座で学んでいただきたいことといたしましては一つ目に業務効率化の本当の目的、二つ目に業務効率化が与える影響、三つ目に業務効率化簡単に取り組めるということ、最後の四つ目は業務効率化によって削減できた時間で何ができるのかです。
このことに加えて皆様に意識していただきたいことは第1講座で安田が言っていましたが、何か一つやることを決めて取り組んでいただくことです。
今回は私から三つの業務効率化の手法をご紹介いたします。
第2講座は内容が大変複雑なものになっておりますので、携帯電話等で今回の講座の録画をお願いいたします。
そして、実際に業務効率化を導入する際に振り返りの動画として活用していただいて今自社が実施できることは一体何なのかを考えながら進めていただけると幸いです。
あなたの会社でもできる「業務効率化」－今回の講座内容を実行した時の効果
ちなみにこちらは私が本日ご紹介する道の業務効率化の施策を全て実施した場合の削減時間でございます。
企業規模によって変わってきますが、20名規模の企業様ですと1週間の削減時間が約40分、1ヵ月の削減時間が約2時間40分になります。
100人規模の企業様ですと1週間の削減時間が約3時間20分、1ヵ月の削減時間が約13時間20分になります。
この削減時間で取り組めることを皆様に考えていただきたいです。
先ほどの第1講座でいい成果に直結する業務に削減した時間を当てていただくと説明があったかと思いますが、実際に成果に直結する業務とは何なのかについて考えながら講座を聞いていただければと思います。
あなたの会社でもできる「業務効率化」－業務効率化で雑務を削減した事例
それでは、本格的に講座の内容に触れていきたいと思います。
一つ目は業務効率化を行い雑務の削減した事例をご説明させていただきます。
この手法については2社分の事例をご覧いただきます。
2社とも採用担当者が訪問者の対応に追われて疲弊していた採用業務の急増で他の業務に手がつけられていなかったという課題がございました。
この課題をどのように解決していったのかを説明いたします。
まずはA社についてですが、応募者管理ツールを導入して採用担当者1名で月間80名以上の応募者対応を実現いたしました。
A社の事例で注目していただきたいのはデジタルツールを導入して課題を解決した点です。
次にB社の事例についてです。
B社につきましては応募者を自動管理することで年間864時間の業務削減を実現いたしました。B社もRPAを活用して課題を解決しております。
この二つの事例に共通していることはデジタル化を活用して抱えていた課題を解決したことです。
本日私がご紹介する業務効率化を活用していただければより皆様の課題を解決できると思いますので、本日の講座を参考に課題解決していただければと思います。
無料で導入できる業務効率化紹介①－応募者管理
では次に無料で導入できる業務効率化のツールを活用した三つの事例をご紹介いたします。
こちらの動画も後の振り返りのために録画をよろしくお願いいたします。
本日ご紹介するツールはそれぞれ独立して使用していただくことも可能ですが、それぞれを連動させることでより成果が得られますので、三つのツール全ての導入をおすすめいたします。
繰り返しになってしまいますが、内容が大変複雑になっていますので、一から設定する場合に分かりにくい部分が出てくると思いますので、不安な方はセミナーの最後のアンケート回答者特典に業務自動化キットとしてこれから紹介する業務効率化が含まれているスプレッドシートを付属いたしますので、ご希望の場合はスプレッドシートを希望というところにチェックを入れていただければと思います。
それでは応募者管理の説明に入ります。
まずは従来の応募者管理の課題をご説明いたします。実際に採用に携わっている方はいくつか課題が思い浮かぶと思いますが、私があげさせていただいたのは三つありまして、一つ目に媒体が多岐にわたりそれぞれから情報を収集しないといけない。二つ目が各学生の選考状況が一目でわからない。三つ目がそれぞれの媒体を立ち上げる際の無駄な時間が発生する。の三つになります。
これらを解決するために今回は「Googleフォーム」を使用した応募者管理の方法をお伝えいたします。
「Googleフォーム」を活用するにあたって皆様には冒頭でご説明いたしました三つをご準備が必要になります。
Googleのアカウントにつきましては先ほど申し上げましたように今回使用する「Googleフォーム」と後ほど使用するGoogleスプレットシートで必要になりますので、アカウントをお持ちでない方はセミナーの後にアカウントを取得していただければと思います。
無料で導入できる業務効率化紹介①－応募者管理方法－事前準備－
それでは応募者の本格的な説明に入らせていただきます。
まずは事前準備の「Googleフォーム」を立ち上げについて説明いたします。
まずはGoogleを開いていただいて、右上の「Googleのアプリ」の中にあります「Foms」をクリックしていただきます。
その中の+をクリックしていただくことで新しいフォームの作成画面が開きましたら事前準備は完了です。
無料で導入できる業務効率化紹介①－応募者管理－
続きまして、応募者管理の設定方法について説明いたします。
応募者管理の設定方法ですが、最初にアンケート名の変更をしていただきます。
アンケート名の変更は1番上の「無題のフォーム」をクリックすると変更できます。
それに加えてフォームの説明の変更もよろしくお願いします。
変更例としては「イベントに参加していただきまして誠にありがとうございます。
アンケートを募集しておりますのでご回答お願いいたします」などがあります。
次に質問項目内容の変更について説明いたします。
質問の題名を設定する場合は③から質問形式を変更する場合は④から質問項目を編集する場合は⑤からそれぞれ編集をお願いします。
最初の質問は氏名をお聞きいただければと思います。
二つ目の注意事項は必須項目の質問に関しては必ず必須マークを付けていただければと思います。そうしなければ回答しなくても送信ができてしまいますのでご注意ください。
三つ目に質問項目の追加です。質問項目を増やしたい場合は右側1番上の＋ボタンを押していただくと質問の編集画面が出てきますので、その画面で質問の編集が可能になります。
四つ目にメールアドレスの自動収集の設定についてご説明いたします。
「Googleフォーム」の画面右側にある設定を押していただきますと右側の画像のように設定の画面が出てきます。
こちらの画面が出てきましたらメールアドレスの収集にチェックをつけてください。
またログインが必要にチェックがついておりますと回答する際にGoogleへのログインが必要になってしまいますので、チェックを外していただければと思います。
二つの確認できましたら保存をお願いいたします。
最後に・・・
