【司法書士事務所向け】「標準化×分業化」で登記業務の生産性3倍向上！業務効率化ソリューション

業界の現状について

現在、司法書士業界では、業務効率化と生産性向上が喫緊の課題となっています。多くの事務所では、業務プロセスが標準化されておらず、従業員によってやり方が異なるため、業務完了までの時間がバラバラになっています。また、業務範囲が不明確であったり、マニュアルがないために、従業員がなかなか仕事を覚えられず、業務が属人化してしまうという問題も抱えています。

司法書士が業務を実施するにあたっての理想の環境は、本人確認・立会といった司法書士にしかできない業務に専念できる環境です。しかし、現状では、これらの業務に使える時間は月に25%程度だと言われています。

業務を棚卸しして、司法書士が業務に専念できる環境を作ることができれば、司法書士にしかできない本人確認・立ち合い業務に85%もの時間を費やすことができ、事務所として受け持つことのできる案件数を増やすことができます。

しかし、司法書士が業務に専念できる環境が整っていないと、事務所に所属する司法書士の負担が大きいだけでなく、生産性も低い事務所となってしまいます。このような状況が続くと、資格者の採用難や流出につながりかねません。事務所全体の生産性を向上させるためには、業務プロセスの徹底的な見直しと効率化が不可欠です。

業務効率化のための手順

①業務のやり方の定義と細分化

・現状の業務のやり方について可視化:

まず、事務所で行われている全ての業務プロセスを洗い出し、フローチャートなどを用いて各業務を可視化します。これにより、業務のやり方を統一し、どの業務にどれだけの時間がかかっているか、どの部分に非効率な点があるかを明確に把握していきます。

・業務の細分化:

各業務をより小さな単位の工程に分解していきます。例えば、相続登記であれば、戸籍謄本の収集、遺産分割協議書の作成、登記申請書の作成など、具体的な作業レベルまで細分化し、各工程の責任者を明確に割り当てやすくし、業務の進捗状況を管理しやすくなります。

②担当者を割り当てられる仕組みづくり

細分化した各工程に、担当者を割り当てます。司法書士事務所の場合だと、司法書士は本人確認・立会といった専門的な業務に専念し、事務スタッフは書類作成や顧客対応など、比較的定型的な業務を担当するといった明確に業務範囲を分けることが大切です。また、明確に分けたことによって、各担当者がスムーズに連携できるよう、コミュニケーションツールや情報共有システムを導入することで、業務の遅延を防ぎ、効率的な業務遂行を促進します。

④マニュアルの作成と活用:

各工程について、具体的な手順、使用するツール、注意点などを詳細に記述したマニュアルを作成しておくことで誰でもマニュアルを確認すれば業務をできる環境にし、作成したマニュアルは、クラウドストレージや社内システムなどに保存し、誰もがいつでもアクセスできるようにします。この結果、業務の属人化を防ぎ、常に一定の品質で業務を行うことができるようになります。また、マニュアルは、業務内容の変化や改善に合わせて定期的に見直し、最新の状態に保つことも業務効率化においては大切です。